برخی نکات نامه اداری در اتوماسیون (ضروری برای کلیه همکاران بویژه برای مدیران)

1) برخی از همکاران در سامانه اتوماسیون قسمت “به:” نامه را خالی میگذارند این قسمت باید به این صورت نوشته شود

به: اداره آموزش و پرورش منطقه …. “و در صورت نیاز داخل پارانتز” ( کارشناس محترم……)”

2) نامه هایی که برای دعوت به جلسه و یا مراسمات مدرسه می باشد را مستقیم به ریاست اداره ارسال کنید(نه به کارشناس) ولی می توانید در رونوشت نامه کارشناس را انتخاب کنید و یا در متن نامه به کارشناس اشاره کنید

3) جواب نامه هایی مانند(درخواست آمار و ….) را مستقیم به کارشناس مورد نظر ارسال کنید نیازی به ارسال به ریاست نیست

متن نامه:

متن نامه شامل سه بخش مقدمه، پیکره و نتیجه است که بطور نامرئی در هم تنیده شده و به هم مربوط می شوند.

مقدمه نامه را با ” با سلام و احترام”و یا موارد مشابه شروع کنید

پاسخ به یک نامه
**)زمانی که می خواهید به نامه ای پاسخ دهید :اشاره به شماره و تاریخ نامه  برای آشنا ساختن مخاطب با سابقه موضوع

  استفاده از عبارت «باستحضار می رساند» برای مقامات بالاتر،

«به آگاهی می رساند» برای مقامات هم سطح

و «به اطلاع می رساند» برای مقامات زیردست تر

در ادامه نیز   موضوع نامه با استفاده از اختصار، شفافیت و ساده نویسی بیان شده

و در انتهای نامه که بخش نتیجه گیری است،

و موقع درخواست چیزی
**) در صورتی که در نامه خود تقاضایی دارید از اصطلاحات زیر استفاده کنید

«خواهشمندست» = از مقام بالادست،

«مقتضی است»= از مقام های هم ارز

و «شایسته  است»= از مقام های پایین تر

و بیان درخواست در ادامه

و در نتیجه تشکر از مخاطب خود نامه را به پایان ببرید